Après avoir créé son entreprise, tout entrepreneur.se se retrouve rapidement confronté.e à la gestion et au suivi de sa comptabilité. Beaucoup de questions se posent alors quant à la réalisation des devis et des factures. Quelles différences entre un devis et une facture ? Les devis sont-ils obligatoires ? Comment les réaliser ? Quelles mentions doivent apparaitre sur mon devis et sur ma facture ? C’est autant de questions auxquelles nous répondrons à travers cet article.
Le devis
Le devis, aussi nommé « proposition commerciale » est un document établi par une entreprise. Il vise à informer le client de l’ensemble des caractéristiques essentielles du service ou produit vendu : prix, date, désignation de l’offre, conditions…
Juridiquement, le devis est considéré comme une offre de contrat par le professionnel et l’engage sur les éléments affichés. Quant au consommateur, il n’a aucune obligation de travailler avec l’entreprise émettrice du devis. Cependant, dès lors que le devis est signé, il se trouve alors lui aussi engagé.
Un devis est-il obligatoire ?
Si l’affichage des prix est obligatoire et suffit bien souvent, l’émission d’un devis n’est généralement pas obligatoire. Néanmoins, dans certains cas et pour certains secteurs d’activités où il est complexe voire impossible d’afficher les prix, le devis devient alors obligatoire.
C’est le cas pour les activités suivantes :
« Travaux et dépannage » : le professionnel établit un devis détaillé lorsque sa prestation concerne des travaux de raccordement, d’installation, d’entretien et de réparation portant sur des équipements électriques, électroniques et électroménagers ou des prestations de dépannage, de réparation et d’entretien effectuées pour les travaux de maçonnerie, fumisterie et génie climatiques, ramonage, isolation, menuiserie, serrurerie, couverture, plomberie, installation sanitaire, étanchéité, plâtrerie, peinture, vitrerie, miroiterie, revêtement de murs et de sols.
« Services à la personne » : le devis est obligatoire dès que le montant de la prestation dépasse 100 € par mois ou lorsque le client le demande.
« Déménagement » : avant toute prestation de déménagement, un devis est établi de manière gratuite.
« Location automobile » : un devis gratuit est réalisé pour les offres de location automobile.
« Santé » : tout professionnel de santé est tenu d’établir un devis à son patient lorsque les honoraires dépassent 70 €
A noter que pour toute prestation de service ou vente de produit qui dépasse 1 500 €, un écrit doit être établi. Il peut bien évidemment s’agir d’un devis mais aussi d’un contrat ou d’un bon de commande.
Les mentions obligatoires d’un devis
Qu’un devis soit facultatif ou obligatoire, il doit comporter un certain nombre de mentions :
La mention « Devis » ou « Proposition de prix »
La date d’édition du devis et sa durée de validité
Le nom du chef d’entreprise (ou la raison sociale de l’entreprise) et son adresse
Le statut et la forme juridique de l’entreprise
Le n° de Registre du Commerce et des Sociétés ou le n° de Répertoire des Métiers et/ou le numéro SIRENE
Le nom ou la raison sociale du client et son adresse
La somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables
Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
L’indication du caractère payant ou gratuit du devis
Les frais de déplacement éventuellement
Les conditions de paiement, de livraisons et d’exécution du contrat
La mention manuscrite, datée et signée du client : « devis reçu avant l’exécution des travaux » ou “bon pour accord”
A noter que les entrepreneurs qui exercent une activité artisanale doivent souscrire une assurance professionnelle (garantie décennale pour les professionnels du bâtiment). Il est obligatoire de mentionner l’assurance souscrite ; les coordonnées de l’assureur, la couverture géographique du contrat.
Dans la continuité du devis, la facture est un document détaillé de nature commerciale. Elle atteste de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service. En effet, elle reprend et constate l’ensemble des conditions de la vente.
La facture a plusieurs fonctions :
Juridique : c’est une preuve juridique de la marchandise vendue ou de la prestation fournie
Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer
Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels
Fiscale : elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.
Une facture est-elle obligatoire ?
« Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation ». Administration fiscale – Article L. 441-3 du Code de commerce
La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. L’acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.
A titre privé, toute prestation de service dépassant 25 € doit faire l’objet d’une note (un ticket de caisse au minimum). En dessous des 25 €, la note est facultative, à moins que le client en fasse la demande.
A savoir également que selon l’article L441-3 du code du commerce, la facture doit être établie en 2 exemplaires, un pour le prestataire et un pour le client.
Les mentions obligatoires d’une facture
Bien évidemment, toute facture doit comporter la mention « facture » pour commencer !
Les autres mentions obligatoires sont les suivantes :
La date d’émission
Le numéro de la facture basé sur une séquence chronologique et continue ou par série
La date de la vente ou de la prestation
Le nom / dénomination sociale et adresse du vendeur ou du prestataire (SIREN, numéro d’immatriculation au RCS, etc…) et de l’acheteur
Le numéro de TVA du vendeur ou du prestataire
La dénomination précise des produits/services, la quantité des produits / services, le prix unitaire hors taxe, le taux de TVA
Le montant de la TVA à payer, et par taux d’imposition, total HT et taxe correspondante
Le numéro d’identification TVA du client s’il est professionnel
Toute réduction acquise à la date de la vente / prestation
La date du règlement
Les conditions d’escompte
Le taux des pénalités de retard et les indemnités pour frais de recouvrement
Les autres mentions :
En cas d’exonération de TVA, la référence à la disposition du CGI
En cas d’autoliquidation de la TVA par le preneur, une mention relative à l’autoliquidation
En cas d’application d’un régime de TVA sur la marge par le vendeur, une mention relative à l’application de ce régime
Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de dix ans minimum (article L123-22 du code du commerce) qu’elles soient en version papier, électronique ou numérisée. Dans le cas d’une facture électronique ou numérisée, le prestataire doit être en mesure de fournir une version papier à tout moment si le client en fait la demande.
Vous l’aurez compris, la gestion de sa comptabilité n’est pas une mince affaire. En effet, la réalisation des devis et des factures nécessite une certaine rigueur pour faire les choses dans les règles de l’art. Même si avoir un logiciel de facturation n’est aujourd’hui pas obligatoire (malgré les différentes réformes qui ont pu semer le doute à ce sujet), il est important de tenir correctement sa comptabilité. C’est un facteur essentiel à la réussite de son entreprise.
Aussi, avoir un logiciel de comptabilité vous apportera un gain de temps et un confort non négligeable au quotidien. Toutes les informations seront centralisées et accessibles en quelques clics (devis et factures émis ou en cours, retards de paiement, relances clients, tableau de bord…). Enfin, autre avantage et non des moindres : vous n’aurez plus à vous soucier de toutes les mentions légales obligatoires qui sont déjà établies par le logiciel.
Pour vous accompagner dans ces démarches, notre équipe est disponible ! Découvrez nos services et contactez-nous 🙂
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