Les premiers mois de mon entreprise

Ca y est ! Vous avez terminé la rédaction de votre business model ? Etes incollable sur votre prévisionnel financier ? Et vous venez de choisir votre statut juridique ? Fini la réflexion, il est maintenant temps de passer à l’action !

Enregistrez votre entreprise via infogreffe ou guichet-entreprise, et récupérez votre Kbis auprès de votre banque. N’oubliez pas de vérifier votre éligibilité à l’ACRE (obtention d’un taux de cotisations sociales minoré sur la première année), et d’en faire la demande auprès de l’URSSAF sous 45 jours après votre déclaration d’activité.

Place maintenant à la “gestion” de votre entreprise. Mettez en oeuvre toutes les ressources en vue d’atteindre les objectifs que vous vous êtes préalablement fixés dans votre business model.

 

Paramétrez et suivez vos tableaux de bords

 

L’un des points primordiaux pour gérer votre entreprise et s’assurer de sa pérennité est de toujours garder un oeil sur vos tableaux de bords, notamment financiers : le suivi de votre trésorerie, de votre chiffre d’affaires, etc. afin d’anticiper les écarts qui existeraient avec votre prévisionnel et de trouver des solutions pour les résorber.

Vous pouvez par exemple compléter la partie plan de trésorerie du dossier financier si ce n’est pas déjà fait. Celui-ci vous permettra de suivre mois par mois toutes vos recettes et vos dépenses, et d’anticiper au maximum les prochaines fluctuations de trésorerie: factures de client impayées, règlement des salaires, échéances fiscales et sociales, règlement des fournisseurs, etc.

Si vous souhaitez employer quelqu’un, assurez-vous d’avoir bien estimé le coût que cela engendrera pour votre entreprise, et vérifiez votre éligibilité aux aides financières existantes.

Faites attention à la cessation de paiement: définit par la loi comme l’impossibilité de faire face au passif exigible avec l’actif dont vous disposez, il faudra la déclarer sous 45 jours suivant la date de cessation des paiements, au Tribunal de Commerce.

 

Elaborez vos devis et vos factures et répertoriez les flux financiers

 

Rédigez vos devis et factures “types” afin de ne pas être pris.e au dépourvu si un.e client.e vous en demande. Ces documents reflèteront l’image de votre entreprise et votre sérieux, il est donc préférable d’anticiper leur création. Consultez notre article sur le sujet pour en savoir plus.

Par ailleurs, chaque entreprise aura des obligations comptables différentes suivant la forme sociale et le régime d’imposition choisi. Renseignez-vous dès maintenant pour ne rien oublier (livre comptable, comptes annuels, etc.). Et même si vous bénéficiez d’un statut au formalisme ultra-simplifié (de type auto-entrepreneur), n’oubliez pas que vous avez également des obligations (tenir un livre de recette et un registre d’achats).

Le livre recensera toutes les recettes que vous percevrez (en précisant la date, la référence de la facture, le client, la nature, le montant, et le mode d’encaissement). Il devra être tenu de manière journalière et devra faire apparaître tous les enregistrements par ordre chronologique.

Le registre des achats sera pour sa part obligatoire lorsque votre activité est de la vente de marchandises, de fournitures ou de denrées (à consommer sur place ou à emporter), ou si vous fournissez des prestations d’hébergement. Vous y récapitulerez le détails de vos achats au titre de chaque années (en précisant la date, la référence de la facture, le fournisseur, la nature de la prestation, le montant, et le mode de paiement).

Vous pouvez réaliser ces documents comptables sur support papier (il existe des livres comptables dans le commerce), en téléchargeant un modèle sur internet, ou encore sur un logiciel comptable.

Conservez bien toutes les factures ou pièces justificatives de vos achats et de vos ventes de marchandises ou de prestations (bons de commande, de livraison, factures, relevés bancaires, etc.). Et ce pour 10ans

Pour créer vos devis, vos factures, et vos documents comptables, vous pouvez utiliser gratuitement notre outil de comptabilité en ligne.

 

Mettez en place des procédures

 

Evitez les problèmes que vous auriez pu anticiper, notamment avec la gestion des données personnelles de vos clients. Mettez-vous dès maintenant en conformité avec la RGPD, et informez-en vos internautes. C’est une loi qui a pour but d’encadrer la collecte, le stockage, l’utilisation et la sécurisation des données personnelles.

Ne négligez pas le service d’après-vente (SAV) de votre entreprise. Cela risque de vous priver d’un levier majeur pour fidéliser ou attirer de futurs clients (un client est plus enclin à acheter sachant qu’il existe ce type de service). Cela permettra de cristalliser les attentes de votre clientèle et de donner une bonne image de votre entreprise. Un SAV inexistant c’est le risque que vos clients mécontents se défoulent sur internet et salissent votre image. C’est vite arrivé… Et mieux vaut être maître de tout ce qui vous concerne. Soyez vigilant.e et traitez toutes les remarques, positives comme négatives.

Anticipez au maximum tant que vous en êtes au démarrage, pour aider le.la dirigeant.e que vous serez demain (gestion des données, des déchets, etc.).

 

Gérez votre planning

 

Pour vous aider dans le lancement de votre activité et pour éviter d’être vite dépassé.e par les évènements, nous vous recommandons de vous organiser dès maintenant pour ériger une barrière entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, afin de maintenir un équilibre qui permettra d’assurer la pérennité de votre activité.

  • Imposez vous des horaires de travail, comme si vous étiez un.e salarié.e.
  • Définissez les tâches à accomplir sur la journée/la semaine/le mois, qui permettront d’atteindre les objectifs fixés. Faites en ressortir les tâches prioritaires et urgentes, afin de ne rien oublier.
  • Organisez vous un espace de travail chez vous, qui soit séparé de votre environnement professionnel, ou rendez-vous en bibliothèque ou dans des espaces de travail collaboratifs.
  • Consacrez un jour par semaine pour mettre à jour vos formalités administratives et comptables (faire les relances, régler les factures, etc.). Vous pouvez faire appel à des prestataires spécialisés pour vous soulager de ce travail.
  • Pour ne zapper aucune échéance, et anticiper les montants prélevés, réalisez votre planning fiscal et social pour l’année (variable suivant le statut juridique et le régime fiscal choisi).

N’oubliez pas de décrocher de temps en temps! Prenez du temps pour vous. Vous serez beaucoup plus performant en ayant des activités complémentaires et en rencontrant de nouvelles personnes, avec des nouveaux points de vue sur votre activité.

 

Soyez toujours à l’écoute

 

Une fois par jour, ou par semaine, réservez vous un moment pour faire de la veille : surveillez la concurrence, consultez l’actualité de votre secteur, restez à l’écoute des activités de vos clients, etc. Soyez au courant pour être crédible.

N’hésitez pas également à partager de l’information sur votre site internet, ou sur vos réseaux sociaux. Cela permettra de créer et de garder le contact avec vos partenaires et votre clientèle. Et n’oubliez pas l’importance du SAV

 

Gérez votre réseau

 

Même si à vos débuts vous aurez peut être déjà des commandes, très probablement de votre entourage, ne négligez pas la prospection et ne la procrastinez pas… Ce n’est pas parce que vous avez de l’activité aujourd’hui qu’il ne faut pas anticiper demain. La prospection c’est l’assurance de perpétuer son activité dans le temps. Faites vous connaître en soignant votre réseau, votre discours et votre image, via LinkedIn, des évènements professionnels ou Meetup, etc.

Le moyen le plus efficace de convertir un prospect en client c’est de se faire remarquer : rencontrer votre prospect en face à face (ou si c’est impossible, l’avoir au téléphone), est la meilleure manière pour créer du lien et pour qu’une personne se souvienne de vous. Ne vous restreignez donc pas aux mails ! Certains sont sollicités à longueur de journée: faites la différence. 

 

Méfiez vous

 

En tant que jeune créateur vous allez peut être recevoir par mail ou courrier des arnaques et escroqueries en tout genre. Certaines sont très bien réalisées, ne vous faites pas avoir ! Vérifiez bien les documents (même ceux “provenant d’une institution gouvernementale”), certains contiennent des “conditions générales de vente” (choses qu’il n’y a normalement pas dans les courriers des institutions publiques). En cas de doute, contactez nous ou contactez l’institution qui semble être à l’origine du courrier.

 

Ne restez pas seul.e

 

Pour adopter les bons réflexes, rapprochez vous de personnes expérimentées ou de professionnels.les comme votre comptable ou votre banque. Ils.elles seront vos meilleurs.es conseillers.ères en matière de gestion, de financement et de pilotage.

 

Bon courage !

 

Hauts de Garonne Développement

 

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